Как определить, какие документы можно передавать внешнему ИИ-сервису
Перед загрузкой выясните, какие сведения содержит документ, для какой задачи они нужны и на каких условиях выбранный сервис их обрабатывает. Согласуйте передачу с ответственными в компании. Если состав данных или условия обработки неизвестны, отложите загрузку рабочего файла. Для обсуждения задачи подготовьте вымышленный пример без чувствительных сведений.
Эти рекомендации подходят руководителю российского бизнеса, который выбирает внешний сервис для работы с документами. Решение по конкретному файлу зависит от его содержания, договорных ограничений и применимых требований. Название «договор», «отчёт» или «инструкция» само по себе ничего не разрешает.
Что содержится в документе
Просмотрите файл вместе с сотрудником, который отвечает за материал. Проверьте приложения, комментарии и скрытые листы. Отметьте сведения о людях, закрытые условия контрагентов, внутренние ограничения доступа и права на использование материала.
Составьте краткое описание найденных ограничений без копирования чувствительного содержания. Если статус сведений непонятен, запишите вопрос и назначьте того, кто сможет его разрешить. До ответа загрузку следует отложить.
Какие сведения нужны для задачи
Сформулируйте ожидаемый результат: например, объяснить формулировку условия или предложить структуру инструкции. Затем определите, нужен ли для этого весь файл. Рассмотрите отдельный фрагмент либо полностью вымышленный пример.
После подготовки сокращённого материала проверьте его повторно. Удаление имени само по себе не подтверждает достаточность обезличивания или допустимость передачи. Оставшиеся сведения и их сочетания тоже требуют оценки ответственными специалистами.
Пригодность источников для самой задачи разобрана в соседнем материале о данных для оценки готовности компании к ИИ. Здесь рассматривается допуск выбранного материала в конкретный внешний сервис.
Куда попадут сведения
Укажите точный продукт и способ доступа: сайт сервиса, корпоративная учётная запись, API или приложение посредника. Проверяйте условия именно этого варианта работы.
До передачи выясните:
- Кто получает документ и запрос: поставщик сервиса, посредник, поставщики подключённых инструментов.
- Где проходит обработка и где сохраняются копии; кто со стороны поставщиков может получить доступ.
- Какие внешние инструменты подключены и какие сведения им передаются.
- Кто в вашей компании видит загруженные файлы и результаты обработки.
Если ответ отсутствует в документации и договорных условиях, запросите письменное уточнение. Оставьте вопрос открытым до получения ответа.
NIST рекомендует учитывать третьих лиц с доступом к содержимому организации и включать приватность и безопасность в оценку поставщиков генеративного ИИ. Это методическая опора для проверки поставщика. Применимые российские правовые основания нужно установить отдельно. Проверено 27 октября 2026 года, UTC.
Что хранится после запроса
Разберите отдельно использование содержимого для обучения или улучшения сервиса и его хранение. Для выбранного сценария уточните:
- Используются ли документы, запросы и ответы для обучения или улучшения сервиса; какая настройка управляет этим использованием.
- Сохраняются ли загруженные файлы, история диалогов и результаты обработки.
- Что попадает в технические журналы и отладочные записи, кто имеет к ним доступ.
- Каковы сроки хранения, как удалить данные и какие ограничения есть у удаления.
Например, документация Yandex AI Studio разделяет несколько групп сохраняемых данных. Отключение логирования запросов для улучшения качества сервиса не отключает остальные механизмы хранения, включая трейсинг и данные для работы API. Это описание конкретного продукта. Оно даёт основание спросить, что сохраняется в выбранном сценарии после изменения настройки. Проверено 27 октября 2026 года, UTC.
Кто согласует передачу
Компания может распределить проверку следующим образом. Владелец материала подтверждает состав сведений и необходимость передачи. ИТ или специалист по безопасности проверяет маршрут обработки и настройки. Ответственные за правовые вопросы определяют применимые основания и ограничения. Распределение ролей нужно уточнить внутри компании.
Для правовой проверки поставьте вопросы об основаниях обработки персональных данных, условиях поручения обработки, локализации и трансграничной передаче. Отдельно уточните договорную конфиденциальность и отраслевые ограничения. Конкретные правовые выводы эта статья не устанавливает.
Сохраните решение с указанием материала, цели, продукта и согласованных настроек. Обозначьте, кто подтвердил передачу и какие вопросы остались открытыми.
Учебный пример: разбор условия договора
Пример вымышленный и не описывает клиента или результат Foundry. Руководитель хочет получить объяснение условия договора. Пока неизвестны ограничения передачи текста и правила хранения выбранного сервиса.
Следующий шаг — передать эти вопросы ответственным внутри компании. Для предварительного обсуждения задачи можно написать вымышленное условие без фрагментов рабочего договора. Допуск реального текста остаётся открытым до проверки. Из примера не следует, что каждый договор требует согласия контрагента.
Какое решение принять перед загрузкой
- Условия проверены, передача согласована. Используйте материал только в согласованных границах и настройках.
- Материал требует подготовки. Сократите его или создайте вымышленный пример, затем повторно согласуйте передачу.
- Существенный вопрос остаётся открытым. Отложите загрузку и определите, кто должен дать ответ.
При смене сервиса, подключённых инструментов или состава документов вернитесь к проверке затронутых условий. Предыдущее решение относится к описанному варианту работы.